Google hướng dẫn cách làm việc bất cứ đâu mùa Virus COVID-19 | Công ty CP Công nghệ và Truyền thông Sao Kim

Có thể nói dịch bệnh Virus COVID-19 đang diễn ra rất phức tạp trên toàn thế giới. Từ đó kéo theo các doanh nghiệp phải đóng cửa, học sinh sinh viên không thể tới trường. Hơn nữa kinh tế càng ngày càng đi xuống một cách trầm trọng. Vậy để khắc phục việc nhân viên các doanh nghiệp công ty không thể đi làm, học sinh sinh viên không thể đến trường thì Google đã đưa một giải pháp. Bài viết này sẽ chỉ ra nội dung “Google hướng dẫn cách làm việc bất cứ đâu mùa Virus COVID-19”. Hãy tìm hiểu ngay công cụ làm việc tại nhà và thử áp dụng nhé!

Làm việc ở bất cứ nơi đâu

Làm quen các công cụ làm việc tại nhà

Để bắt đầu với công việc online hay còn gọi là làm việc từ xa thì các bạn cần tiếp cận với nhiều loại công cụ kỹ thuật số để đáp ứng được công việc.

Vậy với Google bạn cần làm gì đầu tiên

Bạn cần một tài khoản Google
Tìm hiểu căn bản những công cụ của Google Suite
Kết nối với những đồng nghiệp, nhóm, hay thầy (cô) và học sinh sinh viên
Cá nhân hóa và đồng bộ dữ liệu của bạn để lưu trữ tài liệu tốt hơn

Giao tiếp hiệu quả, mọi lúc mọi nơi

Hãy bắt đầu ngay với Google Hangout. Chúng sẽ giúp các bạn chat và gọi điện trực tuyến miễn phí. Và hơn nữa việc đồng bộ dữ liệu của tài khoản Google sẽ giúp các bạn chia sẻ, trao đổi dữ liệu thuận tiện hơn.

Phối hợp với những người khác trong khi làm việc từ xa

Điều quan trọng khi làm việc từ xa qua các công cụ thì các bạn cần lắng nghe và phối hợp để tránh dữ liệu bị mất đi

Lên lịch, chuẩn bị và điều hành công việc với công cụ

Được tích hợp sẵn trong G Suite, Google Calendar sẽ giúp bạn quản lý thành công thời gian và thuận tiện hơn rất nhiều. Việc của bạn chỉ cần cài đặt thời gian việc còn lại Google Calendar sẽ giúp bạn.

6 lời khuyên cho các cuộc gọi video tốt hơn khi dùng công cụ làm việc tại nhà

Mẹo số 1: Chọn môi trường phù hợp

Khi bạn muốn nói chuyện thông qua một vấn đề phức tạp hoặc các ý tưởng động não, các cuộc gọi video hiệu quả hơn so với trò chuyện hoặc email. Việc gọi video cũng giúp bạn làm quen với việc làm việc ở các múi giờ khác nhau. Nhưng khi bạn đang thực hiện một cuộc gọi, hãy suy nghĩ về những gì xung quanh bạn, chẳng hạn như phông nền (chọn một bức tường đơn giản và tránh các cửa sổ sẽ cung cấp quá nhiều đèn nền) và nếu bạn có máy tính xách tay, hãy đặt nó ở một nơi ổn định. Việc chọn một môi trường không thích hợp của bạn có thể sẽ làm những người khác khó chịu và đặc biệt bạn sẽ mất sự tập trung.

Mẹo số 2: Mời mọi người, bất cứ lúc nào

Hội thoại không cần phải lên lịch; nếu bạn đang ở giữa một cuộc trò chuyện email quá dài, bạn có thể ngay lập tức thiết lập một cuộc họp hội thoại và mời mọi người trong hoặc ngoài tổ chức của bạn tham gia. Hangouts Meet sẽ tự động tạo mã quay số quốc tế để mọi người có thể gọi điện thoại từ mọi nơi và bạn có thể mời mọi người qua sự kiện lịch, qua email hoặc qua điện thoại.

Mẹo số 3: Hãy bật chú thích khi không nghe thấy

Nếu bạn ở nơi ồn ào và không có tai nghe, bạn có thể sử dụng tính năng phụ đề trực tiếp của Meet để hiển thị chú thích trong thời gian thực (giống như chú thích đóng trên TV).

Mẹo số 4: Trình bày và chia sẻ những gì bạn muốn

Bạn không thích khoảnh khắc đó khi bạn đang chia sẻ màn hình của mình và sau đó, đột nhiên, mọi người trong cuộc gọi đang đọc email của bạn? Để đảm bảo bạn chỉ chia sẻ những gì bạn muốn chia sẻ, hãy trình bày một cửa sổ (chứ không phải toàn bộ màn hình của bạn).

Mẹo số 5: Dễ dàng thay đổi bố cục video call

Một trong những tính năng được yêu thích trong cuộc họp là thay đổi bố cục của cuộc gọi video. Nếu ai đó đang trình chiếu, nhưng có một cuộc thảo luận sôi nổi đang diễn ra trong văn phòng, bạn có thể chuyển bố cục của mình để tập trung vào những người trong văn phòng, thay vì thuyết trình.

gsuite meet.gif — Công cụ làm việc tại nhà – Thay đổi bố cục hội thoại

Mẹo số 6: Hãy thực tế

Mọi người đều có một cuộc sống bên ngoài công việc. Tùy thuộc vào văn hóa nơi làm việc của bạn, có thể ổn (thậm chí là tốt) để thể hiện một chút về cuộc sống thực tế của xung quanh bạn, như cho con bạn vẫy tay với máy ảnh hoặc ăn trưa nếu bạn gọi điện liên tục cả ngày. Hiển thị một chút cuộc sống của bạn có thể thúc đẩy kết nối sâu sắc hơn với đồng nghiệp và thậm chí tạo ra sự đồng cảm cho bất cứ điều gì bạn đang làm việc bên ngoài công việc.

Điều hành doanh nghiệp từ bất cứ đâu

Nhanh và thông minh hơn với G-suite

Công cụ làm việc tại nhà - G Suite — Công cụ làm việc tại nhà

Như đã nói ở trên việc bắt đầu sử dụng Google bạn nên tìm hiểu các công cụ của nó. Vậy tổng hợp lại để có thể làm việc thông minh hơn cần những gì:

Về kết nối mọi lúc mọi nơi: Bạn sẽ có Gmail, Calendar, Hangouts Chat, Hangouts Meet.

Về tạo nội dung: Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Apps, Script, Keep sẽ giúp các bạn rất nhiều với việc có thể có nhiều người vào làm việc cùng một lúc.

Về lưu trữ: Drive và Google Cloud Search giúp bạn lưu trữ tệp và tìm những gì bạn cần ngay tức thì.

Về kiểm soát, bảo mật người dùng: Quản trị viên G Suite, Vault, đồng bộ thiết bị di động và Work Insights sẽ giúp bạn dễ dàng hơn.

Thông báo thông qua Google My Business

Công cụ làm việc tại nhà - google my business — Công cụ làm việc tại nhà

Đối với các doanh nghiệp đang bị ảnh hưởng bởi COVID-19 thì với Google My Business bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc cập nhật cung cấp thông tin chính xác nhất cho khách hàng của bạn. Ví dụ: thay đổi giờ hoạt động của bạn nếu bạn đóng cửa sớm hoặc thêm chi tiết vào mô tả của bạn. Các bản cập nhật sẽ hiển thị trên Google My Business trên Google Search và Google Maps

Quan trọng: Họ có thể xem xét các thay đổi của bạn về chất lượng trước khi xuất bản chúng, vì vậy những thay đổi có thể không có sẵn ngay lập tức trên Google Search và Google Maps.

Dưới đây là một số cách để đảm bảo khách hàng của bạn có thông tin mới nhất về doanh nghiệp của bạn.

Thay đổi giờ làm việc của bạn

Nếu giờ làm việc của bạn thay đổi, hãy cập nhật thời gian bạn sẽ mở hoặc đóng cửa. Giờ sẽ hiển thị khi khách hàng truy cập Google My Business và họ sẽ biết chính xác khi nào nên truy cập.

Quản lý thông tin của bạn

Giải thích liệu hoạt động kinh doanh của bạn có bị ảnh hưởng bởi COVID-19 hay không. Bạn có thể chia sẻ thông tin về bất kỳ biện pháp phòng ngừa bổ sung nào mà doanh nghiệp đang thực hiện, nếu bạn đang cung cấp bất kỳ dịch vụ bổ sung nào cho cộng đồng hoặc liệu bạn có gặp phải sự chậm trễ hay không.

Tạo một bài viết chia sẻ tình hình

Chia sẻ thông tin cập nhật chi tiết và kịp thời hơn về những gì đang diễn ra với doanh nghiệp của bạn thông qua bài viết. Ví dụ: thêm thông tin về những sản phẩm và dịch vụ bạn có sẵn và liên kết với các tài nguyên khác. Bạn có thể tiếp tục sử dụng bài đăng để liên lạc trực tiếp với khách hàng một cách thường xuyên khi doanh nghiệp của bạn thay đổi.

Đảm bảo số điện thoại của doanh nghiệp bạn

Đảm bảo số điện thoại của bạn là chính xác để khách hàng có thể liên lạc với bạn.

Mẹo: Bạn có thể chỉnh sửa thông tin khác trong Google My Business bất cứ lúc nào.

Chăm sóc chuyên nghiệp và cá nhân

Nghiên cứu quản lý của Google tiết lộ rằng các nhà quản lý hiệu quả cho thấy sự chăm sóc cho các nhóm của họ không chỉ về chuyên môn mà cả cá nhân.

Về chuyên môn, các nhà quản lý có thể phát triển nhóm của mình bằng cách đưa ra phản hồi, xác định các cơ hội phát triển và tập trung vào phát triển kỹ năng. Thay vì phát triển sự phát triển nghề nghiệp theo chiều dọc, các nhà quản lý Google có thể khuyến khích nhóm của họ xem xét các cơ hội thay thế, nhưng không kém phần tác động, chẳng hạn như di chuyển bên (tức là phát triển các kỹ năng mới bằng cách chuyển sang vai trò tương đương trong một nhóm mới) hoặc làm chủ một kỹ năng để trở thành chuyên gia trong đội.

Cá nhân, Google dạy các nhà quản lý rằng chăm sóc sức khỏe cá nhân của các nhóm của họ là một hành vi quan trọng của các nhà quản lý thành công. Nhưng nó không đủ để người quản lý chỉ quan tâm đến các thành viên trong nhóm của họ như mọi người. Trong nghiên cứu, nhóm Google đã học được rằng nhân viên đánh giá cao cách các nhà quản lý của họ thể hiện sự cân nhắc và hỗ trợ của họ. Người quản lý cần thể hiện và truyền đạt sự quan tâm của họ tới nhân viên. Có sự đồng cảm và phát triển trí tuệ cảm xúc có thể rất hữu ích.

Tổ chức các cuộc trò chuyện phát triển nghề nghiệp hiệu quả

Google khuyến khích các nhà quản lý có các cuộc trò chuyện dành riêng cho sự nghiệp ở nhịp đều đặn, khoảng một lần một quý. Nhu cầu của mọi người là khác nhau, vì vậy các nhà quản lý nên linh hoạt tần số một cách thích hợp (ví dụ: nếu một thành viên trong nhóm đang chuẩn bị cho một chương trình khuyến mãi hoặc trẻ hơn, bạn có thể tổ chức đăng ký thường xuyên hơn).

Trước khi có một cuộc trò chuyện phát triển nghề nghiệp, hãy chuẩn bị bằng cách suy nghĩ về:

Hiệu suất và quỹ đạo của các thành viên trong nhóm là gì?
Những loại công việc họ thích làm?
Những loại công việc họ làm tốt?
Hiện tại họ đang làm gì?
Tổ chức cần họ làm gì?
Một lĩnh vực để phát triển là gì?
Họ muốn loại hỗ trợ phát triển nghề nghiệp nào?
Điều gì sẽ giúp người này cảm thấy có giá trị?

Hiểu được cảm xúc và lòng trắc ẩn

Google cố gắng giúp các nhà quản lý hiểu làm thế nào để đồng cảm và đồng cảm để họ có thể chứng minh sự xem xét cá nhân cho các nhóm của họ. Điều này trước tiên đòi hỏi phải hiểu sự khác biệt giữa sự đồng cảm và lòng trắc ẩn. Đồng cảm là khả năng đưa ra quan điểm về hoàn cảnh hoặc trạng thái cảm xúc của người khác. Lòng trắc ẩn đưa nó tiến thêm một bước: đó là khi bạn không chỉ cảm thấy đồng cảm mà còn có mong muốn giải quyết và làm giảm bớt sự khó chịu của người kia.

Các nhà nghiên cứu đã bắt đầu ghi nhận sự phân biệt này giữa sự đồng cảm và lòng trắc ẩn. Khoa học thần kinh đã chỉ ra rằng quá nhiều sự đồng cảm có thể gây ra căng thẳng và kiệt sức cho người đồng cảm trong khi lòng trắc ẩn thay vào đó tạo ra cảm giác quan tâm, ấm áp và động lực để giúp đỡ người khác .

Google cung cấp những lời khuyên này cho các nhà quản lý để trau dồi lòng trắc ẩn:

Hỏi làm thế nào bạn có thể giúp đỡ, và đừng cho rằng bạn biết những gì muốn.
Tìm kiếm sự tương đồng với các thành viên trong nhóm của bạn.
Khuyến khích hợp tác thay vì cạnh tranh trong nhóm của bạn.
Tu luyện một sự tò mò thực sự về các cá nhân trong nhóm của bạn.
Dẫn bằng ví dụ; đối xử với người khác bằng lòng trắc ẩn là truyền nhiễm.
Hãy chú ý đến ranh giới; tránh là một miếng bọt biển cảm xúc.

Tạo dựng ý tưởng theo nhóm

Công cụ làm việc tại nhà - Ý tưởng nhóm — Công cụ làm việc tại nhà

Nguồn hình ảnh: Chili.vn

Để việc tạo dựng ý tưởng theo nhóm được hoàn thiện và quản lý một cách tốt nhất bạn hãy đi theo những bước sau:

1.Giới thiệu ý tưởng trong một nhóm

2.Chuẩn bị và chọn phương pháp

3.Sử dụng bản đồ tư duy với Google Drawings (Bản vẽ Google)

Thuận tiện hơn trong việc tìm hiểu ý tưởng bạn hãy sử dụng Google Drawings. Các bạn sẽ thấy hiệu quả của nó như thế nào. Có thể nói các bạn như đang ngồi họp với nhau.

4.Sử dụng Google Sheets

Bạn hãy phân chia ý tưởng của từng người với tông màu và phông chữ khác nhau để dễ dàng kết nối các ý tưởng.

5.Sử dụng Google Docs

Việc sử dụng Google Docs để chia sẻ ý tưởng và nhận xét nhau là rất hiệu quả. Nhưng bạn nên lưu ý rằng mọi người đều đã chia sẻ quyền truy cập.
Tạo các tiêu đề cho ý tưởng.

6.Thu hẹp ý tưởng

Hãy thu hẹp ý tưởng của các bạn và đưa ra quyết định với các công cụ đã sử dụng để góp ý.

7.Đúc kết ý tưởng

Sử dụng ý tưởng đã đúc kết và sử dụng các công cụ của Google để hoàn thành công việc.

Có thể bạn nên biết:

Công cụ làm việc tại nhà - Hangouts — Công cụ làm việc tại nhà – Hangouts

Nguồn: https://www.toponseek.com/cong-cu-lam-viec-tai-nha-hieu-qua-mua-virus-covid-19/

Theo: Hocmarketing

Làm việc ở bất cứ nơi đâu

Làm quen các công cụ làm việc tại nhà

Giao tiếp hiệu quả, mọi lúc mọi nơi

Phối hợp với những người khác trong khi làm việc từ xa

Lên lịch, chuẩn bị và điều hành công việc với công cụ

6 lời khuyên cho các cuộc gọi video tốt hơn khi dùng công cụ làm việc tại nhà

Mẹo số 1: Chọn môi trường phù hợp

Mẹo số 2: Mời mọi người, bất cứ lúc nào

Mẹo số 3: Hãy bật chú thích khi không nghe thấy

Mẹo số 4: Trình bày và chia sẻ những gì bạn muốn

Mẹo số 5: Dễ dàng thay đổi bố cục video call

Mẹo số 6: Hãy thực tế

Điều hành doanh nghiệp từ bất cứ đâu

Nhanh và thông minh hơn với G-suite

Thông báo thông qua Google My Business

Thay đổi giờ làm việc của bạn

Quản lý thông tin của bạn

Tạo một bài viết chia sẻ tình hình

Đảm bảo số điện thoại của doanh nghiệp bạn

Chăm sóc chuyên nghiệp và cá nhân

Tổ chức các cuộc trò chuyện phát triển nghề nghiệp hiệu quả

Hiểu được cảm xúc và lòng trắc ẩn

Tạo dựng ý tưởng theo nhóm

Dạy từ bất cứ đâu với công cụ làm việc tại nhà

Khám phá công cụ dạy và học bất cứ đâu

Google Hangouts

Quyền truy cập miễn phí

Chiến lược học từ xa

Giữ học sinh tham gia khi họ ở nhà

Thường xuyên đánh giá việc học của học sinh

Tiếp tục kết nối với Google Hangouts

Kiểm tra xem các sinh viên của bạn đang cảm thấy như thế nào

Nghĩ vượt thời gian

Khám phá nhiều cách tiếp cận hơn để học từ xa

Chuẩn bị cho học sinh học ở nhà với Chromebook

Gửi Chromebook về nhà để học từ xa

Sử dụng Chromebook từ nhà

Chia sẻ thông tin với gia đình

Thêm tài nguyên cho việc học từ xa

Kiểm tra với Google Forms và phản ánh qua Google Docs

Học từ bất cứ đâu

Học các kỹ năng mới trực tuyến miễn phí

Học những bài học kinh doanh và tiếp thị

Bài học cỡ nhỏ để kinh doanh tốt hơn

Có được kỹ năng bất cứ lúc nào và ở đâu bạn muốn

Bước tiến quan trọng với những bài viết ngắn

Bắt đầu viết mã thông qua các bài học nhanh trên điện thoại

Trả lời Hủy